Świąteczne prezenty dla pracowników, klientów lub kontrahentów często przybierają formę bonów, talonów lub kart podarunkowych. Jeśli wydatek taki na gruncie ustawy o VAT jest bonem MPV (więcej na ten temat: Jak opodatkować bony SPV i MPV? Praktyczny przewodnik), to sprzedawca nie udokumentuje jego sprzedaży fakturą, ale notą księgową lub notą obciążeniową. 

W takiej sytuacji u nabywców pojawia się pytanie, czy nota księgowa (lub obciążeniowa) jest wystarczającym dowodem poniesienia kosztu na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) lub ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT).

Nota księgowa jest wystarczająca dla udokumentowania wydatku w kosztach uzyskania przychodów dla celów podatków PIT i CIT.

Informacje, o tym jak należy udokumentować wydatek w kosztach podatkowych można znaleźć w dwóch aktach prawnych:

– ustawie o rachunkowości – informacje dla podatników prowadzących pełną księgowość;

– rozporządzeniu o prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów – informacje dla podatników prowadzących uproszczoną księgowość.

Podatnicy prowadzący pełną księgowość

Podatnicy prowadzący pełną księgowość, czyli księgi handlowe lub rachunkowe, tacy jak spółki kapitałowe (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne), spółki komandytowo-akcyjne oraz spółki komandytowe, powinni sięgnąć do art. 20 oraz art. 21 ustawy o rachunkowości, aby ocenić możliwość ujęcia dowodów księgowych w swoich księgach podatkowych.

W art. 20 ustawy o rachunkowości znajduje się ogólna informacja, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych, zwane inaczej dowodami źródłowymi, które dzieli się na:

– zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;

– zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;

– wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki. 

Natomiast stosowanie do art. 21 ustawy o rachunkowości, aby dowód księgowy można było uznać za prawidłowy i wprowadzić na jego podstawie zapisy do ksiąg rachunkowych, powinien zawierać
co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3. opis operacji oraz jej wartość;
4. datę dokonania operacji oraz datę sporządzenia dowodu, jeśli są różne;
5. podpis wystawcy oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach. 

Przy czym dane z punktu 1-3 i 5 mogą nie być zamieszczane, jeśli wynika to z innych przepisów, a dane z punktu 6 mogą nie być zamieszczane, jeśli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych. 

Podsumowując, jeśli nota księgowa dotyczy zdarzenia gospodarczego, które samo w sobie może stanowić dla podatnika koszt uzyskania przychodu, to w przypadku, kiedy spełnia ona powyższe wymogi, może być przez niego uznana za pełnoprawny dowód poniesienia kosztu podatkowego i wprowadzona do ksiąg rachunkowych. 

Podstawa prawna:

– art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości.

Podatnicy prowadzący uproszczoną księgowość

Podatnicy, którzy rozliczają się w ramach tzw. uproszczonej księgowości, tj. prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów, czyli przede wszystkim jednoosobowe działalności gospodarcze, mniejsze spółki cywilne, jawne i partnerskie, powinni dla celów kwalifikowania dowodów księgowych sięgnąć do § 11 oraz § 12  rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Przepisy stanowią, że zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów można dokonać na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów księgowych, do których zalicza się: faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, ale również inne dowody opłat stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących
   w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Podsumowując, jeśli nota księgowa dotyczy zdarzenia gospodarczego, które samo w sobie może stanowić dla podatnika koszt uzyskania przychodu, to w przypadku, kiedy spełnia ona powyższe wymogi, może być przez niego uznana za pełnoprawny dowód poniesienia kosztu podatkowego i wprowadzona do podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Podstawa prawna:

– § 11 oraz § 12  rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Stanowisko organów podatkowych – informacje istotne dla księgowych

• Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 21 stycznia
  2009 r., sygn. IBPBI/1/415-984/08/KB

Wnioskodawca prowadzący działalność gospodarczą został obciążony karą umową za nieterminowe wykonanie umowy. Kara umowna została udokumentowana notą księgową. Wątpliwości wnioskodawcy budziła możliwość ujęcia kosztu podatkowego w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na podstawie noty księgowej.

Organ interpretacyjny uznał, że podatnik może rozliczyć koszt na podstawie noty.

Cytat z interpretacji: Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż wnioskodawca został obciążony karą za nieterminowe wykonanie usługi (która co do zasady może stanowić koszt uzyskania przychodu) udokumentowaną notą księgową. Z wniosku wynika także, iż wnioskodawca posiada umowę dotyczącą wykonania przedmiotowej usługi. Jeżeli zatem w istocie z umowy tej wynika zobowiązanie wnioskodawcy do zapłacenia przedmiotowej kary umownej, umowa ta wraz z otrzymaną notą księgową – na podstawie § 13 pkt 5 ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów [aktualnie po zmienia rozporządzenia tożsamy przepis zawarty jest w § 12 pkt 5; przyp. NB]– może stanowić podstawę wpisu poniesionych wydatków do prowadzonej podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

• Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 13 marca
  2018 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4011.261.2017.2.BK

Ze stanu faktycznego wydanej interpretacji wynikało, że wnioskodawca rozszerzył działalność
o działalność związaną z grami losowymi i zakładami wzajemnymi. W związku ze swoją działalnością zapewnia uczestnikom gier nagrody. Planował rozszerzenie puli nagród m.in. o bony i vouchery, których zakup dokumentowany byłby notami księgowymi. Zapytał, czy noty księgowe zawierające dane wskazane w rozporządzeniu o prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą stanowić dowody poniesienia kosztów podatkowych. Wnioskodawca rozlicza się przy wykorzystaniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów (uproszczona księgowość).  Organ interpretacyjny zgodził się z wnioskodawcą, że noty obciążeniowe mogą być w tym wypadku dowodami poniesienia kosztów podatkowych. 

Cytat z interpretacji: Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego stwierdzić należy, iż nota obciążeniowa, która dokumentuje nabycie voucherów i kart podarunkowych nie została wyszczególniona w ww. rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jako dowód księgowy. Co do zasady nie może więc ona dokumentować kosztów uzyskania przychodów. Zatem podstawą wpisu przedmiotowych wydatków w prowadzonej podatkowej księdze przychodów i rozchodów winny być faktury, rachunki, ewentualnie inne dokumenty, o których mowa w § 13 pkt 5 ww. rozporządzenia [aktualnie po zmienia rozporządzenia tożsamy przepis zawarty jest w § 12 pkt 5; przyp. NB], jeżeli zawierają dane, o których mowa
w § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia [aktualnie po zmienia rozporządzenia tożsamy przepis zawarty jest w § 11 ust. 3 pkt 2, przyp. NB]. Jeżeli zatem nota obciążeniowa, o której mowa we wniosku zawiera w istocie wszystkie dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia,
a Wnioskodawca nie jest w stanie uzyskać na udokumentowanie przedmiotowych wydatków innych dowodów (faktur, rachunków) to nota ta może stanowić podstawę do ujęcia kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.