Święta Bożego Narodzenia coraz bliżej, a wraz z nimi pojawia się coroczny dylemat dotyczący prezentów dla pracowników. Czy prezenty wręczane przez pracodawców to tylko miły gest świąteczny, czy też kryje się za nimi bardziej skomplikowana kwestia podatkowa? Od dłuższego czasu obserwuje się, że prezenty świąteczne przekazywane pracownikom mogą być uznawane nie za przychód ze stosunku pracy, ale za darowizny. To rozróżnienie ma istotne konsekwencje podatkowe.

Analizując interpretacje podatkowe można odnieść wrażenie, że kluczem do prawno-podatkowej kwalifikacji prezentu jest przede wszystkim intencja pracodawcy, czyli co chciał osiągnąć wręczając prezent oraz czy był do tego zobowiązany przepisami. Interesujące, że okazja wręczenia prezentu i sam jego rodzaj bardzo często schodzą na dalszy plan.

W związku ze zbliżającymi się Świętami Bożego Narodzenia, które w Polsce są prawdopodobnie najczęstszym powodem przekazywania pracownikom prezentów okolicznościowych, przyjrzymy się temu zagadnieniu i odpowiemy sobie na pytanie – czy prezenty świąteczne w przychodach pracownika to jeszcze bezpieczny sposób kwalifikacji podatkowej?

Jakie to ma znaczenie, czy prezent to darowizna, czy przychód ze stosunku pracy?

To świetne pytanie, które pozwala zrozumieć, czemu niektórym przedsiębiorcom zależy na uznaniu ich prezentów za darowizny dla pracowników, a innym za przychody ze stosunku pracy.

Prezent jako przychód z stosunku pracy 

Jeśli prezent przekazywany pracownikowi uznamy za przychód ze stosunku pracy, to po stronie pracownika powstanie przychód do opodatkowania według skali podatkowej (12% lub 32%) oraz dodatkowo obowiązek oskładkowania wartości otrzymanego prezentu (m.in. składki społeczne i składka zdrowotna). 

Z perspektywy pracodawcy przekazującego pracownikowi prezent rzeczowy dodatkową trudnością okazuje się pobór podatku i składek od jego wartości. 

Przykład

Jeśli pracownik Jan Kowalski otrzyma od swojego pracodawcy spółki XYZ SA bon o wartości 300 zł, to prezent ten należy potraktować jako kwotę brutto wynagrodzenia. Gdyby prezent miał formę pieniężną, to zanim Jan Kowalski otrzymałby 300 zł brutto, jego pracodawca pobrałby z tej kwoty środki na PIT oraz składki ZUS, a Jan Kowalski otrzymałby „do ręki” kwotę netto. W przypadku prezentu rzeczowego podatek PIT oraz składki ZUS pobierane są z wynagrodzenia pieniężnego Jana Kowalskiego, który z jednej strony jest bogatszy o prezent rzeczowy, z drugiej jednak otrzyma wynagrodzenie zasadnicze (pieniężne) obniżone o podatek PIT i składki od tego prezentu.

Pracodawcy zdają sobie sprawę z opisanej niedogodności, więc często ubruttawiają prezent w taki sposób, że faktycznie składa się on z dwóch elementów:

– składnika rzeczowego (głównego) oraz 

– części pieniężnej.

Przy czym zadaniem „części pieniężnej” jest pokrycie podatku PIT oraz składek w sposób, który pozwoli nie obniżać wynagrodzenia zasadniczego (pieniężnego). 

Opisany przeze mnie sposób traktowania prezentów jako przychodów ze stosunku pracy ma zatem dla przedsiębiorców ogromny minus pod postacią konieczności jego opodatkowania i oskładkowania, a czasem wręcz powiększania wartości prezentu, tak żeby nie uszczuplać pieniężnej części wynagrodzenia zasadniczego pracownika. 

Plusem jest jednak możliwość ujęcia wydatków na prezent w kosztach uzyskania przychodów przedsiębiorstwa, o ile prezent zakupiono ze środków obrotowych pracodawcy i nie stanowi jednego z ustawowych wyjątków (np. nie jest alkoholem). 

Podsumowując: prezent, który stanowi przychód pracownika podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu, jednak co do zasady może zostać zaliczony do kosztów podatkowych pracodawcy.

Prezent jako darowizna

Darowizna to nic innego jak przekazanie czegoś nieodpłatnie kosztem własnego majątku.

Art. 8 § 1 KC Przez umowę darowizny darczyńca zobowiązuje się do bezpłatnego świadczenia na rzecz obdarowanego kosztem swego majątku.

Jeśli prezent dla pracownika zostanie uznany za darowiznę, to zgodnie z ustawą o PIT nie stanowi przychodu do opodatkowania podatkiem dochodowym. Prezent może stanowić co najwyżej przedmiot opodatkowania podatkiem od spadków i darowizn, przy czym należy pamiętać o kwocie wolnej od podatku, która aktualnie w tzw. III grupie podatkowej wynosi 5.733 zł.

Art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT Przepisów ustawy nie stosuje się do przychodów podlegających przepisom o podatku od spadków i darowizn.

Art. 9 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od spadków i darowizn Opodatkowaniu podlega nabycie, od jednego zbywcy, własności rzeczy i praw majątkowych o czystej wartości przekraczającej 5733 zł – jeżeli nabywcą jest osoba zaliczona do III grupy podatkowej.

Należy jednak pamiętać, że darowizny nie będą stanowiły dla pracodawcy kosztu podatkowego.

Art. 23 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 14 ustawy o CIT (treść tożsama) Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów darowizn i ofiar wszelkiego rodzaju (…)

Podsumowując: prezent, który stanowi dla pracownika darowiznę nie podlega podatkowi PIT i oskładkowaniu – podlega podatkowi od spadków i darowizn, przy czym korzysta z kwoty wolnej od podatku. Drugostronnie darowizna dla pracownika nie stanowi dla pracodawcy kosztu uzyskania przychodu.

Kiedy prezent to darowizna, a kiedy przychód ze stosunku pracy – analiza orzecznictwa i interpretacji indywidualnych

Odpowiadając na pytanie, kiedy prezent dla pracownika jest darowizną, a kiedy przychodem ze stosunku pracy, należy sięgnąć do mającego już przeszło 10 lat wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13, gdzie TK wskazał, że nie wszystkie świadczenia, które pracownicy otrzymują od pracodawcy należy uznawać za przychody w rozumieniu ustawy o PIT. Cytując:

“W ocenie Trybunału jest oczywiste, że pracodawcy (poza wyjątkowymi sytuacjami) nie dokonują darowizn na rzecz swoich pracowników. Jednocześnie jest oczywiste, że wynagrodzenie za pracę może przybierać nie tylko pieniężną postać, lecz także postać różnego rodzaju świadczeń, które – nawet nieujęte w umowie o pracę – w praktyce są postrzegane jako jego element. Gdyby się zdarzyło, że pracodawca rzeczywiście chce obdarować konkretnego pracownika, np. z okazji jubileuszu zatrudnienia wręcza mu zegarek, wówczas korzyść tę należałoby potraktować jako podlegającą ustawie z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn (Dz. U. z 2009 r. Nr 93, poz. 768 z późn. zm.). A zatem to nie zamiar obdarowania stanowi kryterium odróżnienia świadczeń pracodawcy, o których wartość należy podnieść podlegający opodatkowaniu dochód pracownika, od tych, które jego dochodu nie zwiększają. 

Kryterium tym musi być obiektywna ocena, czy świadczenie leżało w interesie pracownika, a jest tak wtedy, gdy stanowi ono realne przysporzenie majątkowe (korzyść), którego efekt jest uchwytny w jego majątku. (…)

Świadczenia uzyskiwane od pracodawcy, niezależnie od tego czy są dokonywane w formie pieniężnej czy w formie świadczenia rzeczowego lub usługi, aby podlegały opodatkowaniu muszą prowadzić do pojawienia się po stronie pracownika dochodu, czyli korzyści majątkowej, która może wystąpić w dwóch postaciach: prowadzi do powiększenia aktywów, co jest zwykłym skutkiem wypłaty pieniędzy, albo do zaoszczędzenia wydatków, co może być następstwem świadczenia rzeczowego lub w formie usługi. (…)

O ile jednak w wypadku świadczenia pieniężnego przysporzenie jest niewątpliwe i niejako bezwarunkowe (zawsze oznacza zwiększenie aktywów), o tyle “inne nieodpłatne świadczenia” na rzecz pracownika mogą być uznane za jego dochód, w rozumieniu u.p.d.o.f., tylko pod warunkiem, że rzeczywiście pozwoliły mu uniknąć wydatków. Ustalenie tej okoliczności zależy od tego, czy pracownik skorzystał ze świadczenia oferowanego przez pracodawcę w pełni dobrowolnie.”

Tym samym zaczęto przyjmować, że przychodem ze stosunku pracy jest takie nieodpłatne świadczenie na rzecz pracownika, które łącznie spełnia trzy warunki: 1) pracownik wyraził na nie zgodę (skorzystał z nich dobrowolnie), 2) świadczenie to zostało spełnione w jego interesie (przyniosło mu korzyść w postaci zwiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku) – nie w interesie pracodawcy, 3) stanowiło ono wymierną korzyść przypisaną indywidualnemu pracownikowi.

W oparciu o powyższe rozumowanie przepisów pracodawcy coraz częściej dochodzą do wniosku, że przekazywane przez nich prezenty nie spełniają warunków do uznania ich za przychody pracowników ze stosunku pracy, a wnioskując o wydanie indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego, tylko się w tym utwierdzają.

Poniżej przegląd 5 interpretacji indywidualnych z lat 2022-2024 wpisujących się w trend uznawania prezentów przekazywanych pracownikom za darowizny, a nie przychody opodatkowane PIT.

1) interpretacja indywidualna DKIS z 25.06.2024 r., sygn. 0111-KDIB2-3.4015.89.2024.2.BD, 0113-KDIPT2-3.4011.328.2024.3.GG

Jakie prezenty przekazywał pracodawca

Upominki w formie rzeczowej, których wartość i rodzaj miały być zależne od liczby lat jubileuszu pracy pracowników. Spółka nie wykluczała możliwości wprowadzenia innych form prezentów w przyszłości.

Dlaczego pracodawca przekazywał prezenty

Jubileusz pracy pracowników – głównie w celu ich uhonorowania.

Powiązanie z umową o pracę

Przekazywanie upominków miało mieć na celu gratulacje i sprawienie przyjemności pracownikom w dniu ich jubileuszu pracy. Spółka zastrzegła, że upominki nie miały związku z wynagrodzeniem zgodnym z umową o pracę.

Rozstrzygnięcie organu podatkowego

Prezenty stanowią dla pracowników darowiznę, więc na pracodawcy nie spoczywają obowiązki płatnika podatku PIT. 

---

2) interpretacja indywidualna DKIS  z 07.05.2024 r., sygn. 0115-KDIT2.4011.166.2024.1.MM

Jakie prezenty przekazywał pracodawca

Drobne prezenty dla dzieci swoich pracowników z okazji niektórych świąt okolicznościowych, takich jak Święta Bożego Narodzenia czy Dzień Dziecka o wartości kilkudziesięciu złotych, choć pracodawca nie wykluczał, że w przyszłości mogą być to prezenty o większej wartości.

Dlaczego pracodawca przekazywał prezenty

Spółka przekazuje prezenty jako element polityki kadrowej, aby zwiększyć swoją atrakcyjność jako pracodawcy. Wręczanie upominków dzieciom pracowników z okazji świąt i innych szczególnych okoliczności miało mieć na celu poprawę wizerunku firmy oraz budowanie relacji z pracownikami poprzez docenienie ich i ich rodzin. Takie działania miały mieć na celu nie tylko podniesienie standardów zatrudnienia, ale również wspieranie pomyślnego rozwoju pracowników i ich efektywność, co powinno przekładać się na ogólny sukces i konkurencyjność firmy na rynku pracy.

Powiązanie z umową o pracę

Otrzymanie prezentów nie miało wynikać ani z zawartych umów o pracę, regulaminów, ani innych aktów wewnętrznych funkcjonujących u pracodawcy. Nie miało też stanowić wynagrodzenia za świadczoną przez pracowników pracę.

Rozstrzygnięcie organu podatkowego

Prezenty stanowią dla pracowników darowiznę, więc na pracodawcy nie spoczywają obowiązki płatnika podatku. 

[Podobne rozstrzygnięcie w sprawie o zbliżonym stanie faktycznym –  interpretacji indywidualnej DKIS z 11.10.2022 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.599.2022.1.GG]

---

3) interpretacja indywidualna DKIS z 12.05.2023 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.189.2023.1.GG

Jakie prezenty przekazywał pracodawca

Wśród rodzajów prezentów miały znajdować się m.in. zegarki, vouchery na wakacje, biżuteria, sprzęt AGD i RTV, bony oraz kwiaty. Spółka nie wykluczała także wprowadzenia innych form prezentów, w tym świadczeń pieniężnych. 

Dlaczego pracodawca przekazywał prezenty

Spółka miała przekazywać prezenty w celu docenienia i uhonorowania pracowników oraz członków rady nadzorczej i zarządu z okazji ważnych życiowych wydarzeń. Takie okazje obejmowały:

• przejście na emeryturę,
• jubileusz długoletniej pracy,
• odejście z pracy,
• ślub,
• narodziny dziecka,
• okrągłe lub szczególne urodziny.

Powiązanie z umową o pracę

Prezenty miały mieć na celu sprawienie przyjemności obdarowanym i nie były traktowane jako forma wynagrodzenia za pracę lub pełnienie funkcji. Ich wręczanie było dobrowolnym działaniem spółki, które nie wynikało z umów czy regulaminów. Działania te miały mieć na celu budowanie dobrych relacji z pracownikami oraz podkreślenie ważności ich roli w firmie.

Rozstrzygnięcie organu podatkowego

Prezenty stanowią dla pracowników darowiznę, więc na pracodawcy nie spoczywają obowiązki płatnika podatku. 

---

4) interpretacja indywidualna DKIS z 04.04.2022 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.629.2021.4.PB

Jakie prezenty przekazywał pracodawca:

Walizki, zegarki, naczynia, sprzęty elektroniczne, biżuteria, vouchery itp.

W przypadku przejścia na emeryturę, ślubu, narodzin dziecka oraz jubileuszu pracy, pracownik miał mieć możliwość wskazania prezentu w granicach określonego przez zarząd limitu.

W pozostałych przypadkach prezent miał być wybrany przez pracodawcę.

Dlaczego pracodawca przekazywał prezenty:

Okazje takie jak: Święta Bożego Narodzenia, Wielkanoc, śluby, narodziny dziecka, przejście na emeryturę, jubileusze spółki, mikołajki, jubileusze pracowników, Dzień Kobiet i Dzień Mężczyzn.

Głównie w celu uhonorowania pracowników.

Powiązanie z umową o pracę

W regulaminie wynagradzania nie przewidywano nagród jubileuszowych, co miało wskazywać, że przyznawanie prezentów jest inicjatywą zarządu mającą na celu uhonorowanie pracowników, a nie obowiązkowym świadczeniem.

Rozstrzygnięcie organu podatkowego

Prezenty stanowią dla pracowników darowiznę, więc pracodawca nie może ująć w kosztach ich wartości.

---

5) interpretacja indywidualna DKIS z 14.01.2022 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.952.2021.1.SJ

Jakie prezenty przekazywał pracodawca

Świadczenia pieniężne z okazji ważnych wydarzeń w życiu pracowników, takich jak:

– ślub pracownika (prezent w wysokości 500 zł brutto),

– urodzenie dziecka (prezent w wysokości 500 zł brutto).

Dlaczego pracodawca przekazywał prezenty

Świadczenia pracodawcy miały mieć na celu sprawienie przyjemności pracownikom w ważnych momentach ich życia.

Powiązanie z umową o pracę

Przekazanie świadczeń według pracodawcy nie było związane z wykonywaną przez pracowników pracą, jej jakością czy rezultatami. Świadczenia miały być wynikiem określonych wydarzeń życiowych pracowników, a nie wykonanej pracy. Świadczenie nie wynikały z regulaminu pracy albo umowy o pracę. 

Rozstrzygnięcie organu podatkowego

Prezenty stanowią dla pracowników darowiznę, więc na pracodawcy nie spoczywają obowiązki płatnika podatku. 

Podsumowanie

Analizując najnowsze interpretacje indywidualne można odnieść wrażenie, że nastąpiła wyraźna zmiana w prawno-podatkowej ocenie skutków przekazywania pracownikom nagród i prezentów. O ile jeszcze kilka lat temu oczywistym wydawało się, że każde świadczenie przekazane przez pracodawcę pracownikowi stanowi przychód do opodatkowania PIT i oskładkowania, tak teraz jest to stanowisko coraz bardziej wątpliwe i zdecydowanie trudniej odszukać interpretację, która nie traktowałaby takich prezentów jako darowizny. 

Uważam, że coraz częściej obserwowane uznawanie przez organy podatkowe, że prezenty przekazywane pracownikom stanowią dla nich darowizny, a nie przychód ze stosunku pracy, to przykład dobrze nam znanej „zmiany interpretacji bez zmiany przepisów”.