Ubrania firmowe, podobnie jak wydatki na psy, o czym pisałam w poprzednim wpisie link, nie są wydatkami wyłączonymi z kosztów uzyskania przychodów. Oznacza to, że mogą zostać rozliczone dla celów podatkowych, o ile spełnią ogólną definicję kosztów uzyskania przychodów, czyli są poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Dodatkowo należy pamiętać, że koszty podatkowe powinny być prawidłowo udokumentowane i mieć definitywny charakter (czyli nie będą zwrócone).

Ubrania prywatne nie są kosztami uzyskania przychodów

Niestety kosztami nie będą wydatki na ubrania, które stanowią standardowy ubiór niezbędny do pracy. Tego typu wydatki uznawane są za wydatki prywatne, które muszą ponosić wszyscy, więc nie można uznać ich za koszty uzyskania przychodów. 

Organy podatkowe, a za nimi sądy administracyjne, stoją na stanowisku, że klasyczne ubrania, które mogą być wykorzystywane w sytuacjach prywatnych i nie są wymagane przez szczególne przepisy, warunki lub potrzeby, nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Dlatego też co do zasady pracownik biurowy nie ujmie w kosztach podatkowych wydatków na garnitur, chociażby nosił go tylko do pracy i był to niezbędny element garderoby w tym konkretnym biurze. Taki ubiór traktowany jest jako element garderoby prywatnej, którą należałoby kupić nawet w przypadku pracy na etacie, a dodatkowo garnitur może być wykorzystany również w związku z okazjami pozazawodowymi.

Jakie wobec tego warunki powinny spełnić ubrania, żeby straciły charakter prywatny i mogły stanowić koszty uzyskania przychodów?

1) Odzież robocza/ochronna/specjalistyczna

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 lipca 2019 r., sygn. 0115-KDIT3.4011.226.2019.1.JŁ.

Przedsiębiorca wykonujący usługi geodezyjne zapytał, czy może ująć w kosztach wydatki na odzież roboczą, w tym przede wszystkim specjalistyczne buty robocze, skarpety termoaktywne, spodnie, polary, kurtki, softshelle i koszulki. Konieczność kupowania ubrań roboczych uzasadniał codzienną obecnością podczas prac budowlanych, przy zmiennych i trudnych warunkach atmosferycznych, w tym m.in. podczas zimy, opadów deszczu, śniegu, w czasie mrozu i wiatru. 

Takie uzasadnienie spowodowało, że Dyrektor KIS zgodził się z przedsiębiorcą, że może on zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na wskazane przez niego ubrania robocze.

2) Odzież używana w celach reklamowych

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 10 września 2010 r., sygn. ILPB1/415-699/10-4/KŁ. 

Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w zakresie ubezpieczeń na życie i usług związanych z administracyjną obsługą biura chciał uzyskać potwierdzenie, czy będzie mógł ująć w kosztach uzyskania przychodów wydatki na zakup stroju biznesowego, który posiada trwałe oznaczenie firmy. 

Uważał, że pozwoli mu to na pozyskiwanie klientów z zakresu oferowanych ubezpieczeń i kredytów, a kontakt z klientami w obsługiwanych biurach sprawi, że firma stanie się bardziej rozpoznawalna dzięki dodatkowej reklamie na stroju. 

Organ interpretacyjny zgodził się z podatnikiem i pozwolił mu na ujęcie wydatku w kosztach uzyskania przychodów, o ile faktycznie ubranie z trwałym oznaczeniem (np. logo) będzie pełniło funkcję reklamową. 

UWAGA! W przypadku odzieży zawierającej logo i pełniącej funkcje reklamowe należy pamiętać, że ubranie musi każdorazowo utracić charakter osobisty i stać się częścią reprezentującą przedsiębiorstwo. Logo umieszczone jedynie na metce albo też umieszczone w sposób subtelny, niewidoczny dla postronnej osoby, może nie być wystarczające, co potwierdziły już sądy administracyjne (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 2 marca 2016 r., sygn. akt II FSK 3620/13 oraz wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie z 7 lipca 2015 r., sygn. akt I SA/Rz 466/15). 

3) Odzież pracownicza

Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 stycznia 2023 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.726.2022.4.KM.

Przedsiębiorca prowadzący biuro rachunkowe zapytał, czy będzie mógł ująć w kosztach wydatki na zakup ubrania służbowego dla swoich pracowników. Zakładał, że pracownicy otrzymają od niego odzież służbową – koszulę, koszulkę polo, polar, który będzie posiadał cechy charakterystyczne dla jego przedsiębiorstwa, jak nadrukowane logo oraz określony kolor. Odzież będzie własnością pracodawcy, a pracownik będzie zobowiązany do jej zwrotu. Pracodawca chciał, aby pracownicy wykorzystywali ubrania w biurze oraz poza nim, ale tylko w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. 

Organ interpretacyjny uznał, że taki wydatek jak najbardziej może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

4) Odzież dla modelek

Interpretacja indywidualna Szefa Krajowej Administracji Skarbowej z 9 marca 2023 r., sygn. DOP3.8222.833.2020.HTCE zmieniająca z urzędu nieprawidłową interpretację Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 27 września 2018 r., sygn. 0115-KDIT3.4011.396.2018.1.MPŁ.

Przedsiębiorczyni pracująca jako modelka w ramach zawieranych przez siebie umów zobowiązuje się do udziału w zdjęciach do filmów oraz sesjach fotograficznych. Aby należycie wykonywać swoje usługi ponosi wydatki na zakup odzieży, obuwia i kosmetyków do charakteryzacji wykorzystywanych podczas kręcenia filmów i zdjęć. Zapytała, czy wobec tego może uznać te wydatki za koszty uzyskania przychodów. 

Pomimo że pierwotnie odmówiono jej tego prawa, to po kilku latach organ interpretacyjny z urzędu zmienił niekorzystną interpretację podatkową i zgodził się z wnioskodawczynią, że wskazane przez nią wydatki mogą stanowić dla niej koszty uzyskania przychodów.

5) Odzież dla sportowców i trenerów sportowych 

Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 10 września 2015 r., sygn. ITPB4/4511-204/15/KW.

Przedsiębiorczyni zajmująca się szeroko pojętymi zajęciami sportowymi (instruktorka zajęć grupowych fitness oraz trenerka personalna) zapytała, czy może ujmować w kosztach uzyskania przychodów wydatki na odzież roboczą i ochronną bezpośrednio związaną z prowadzoną przez nią działalnością, m.in. buty do biegania, buty do fitnessu, spodnie dresowe, legginsy-getry, spodenki krótkie, koszulki, bieliznę typu top, staniki sportowe, skarpetki oraz ręczniki sportowy szybkoschnące. 

Organ interpretacyjny zgodził się z wnioskodawczynią i uznał, że jeśli „(…) bezpośrednim celem poniesienia przedmiotowych wydatków jest możliwość właściwego przygotowania do zajęć oraz ochrona ciała Wnioskodawczyni, a zakupione stroje i obuwie sportowe są niezbędne do świadczenia usług, to wydatki te mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.”

… A garnitury i sukienki dla prawników, prezenterów telewizyjnych i innych pracowników biurowych?

Niestety, dostępne interpretacje podatkowe wskazują dość jednoznacznie, że niezależnie od uzasadnienia konieczności posiadania garnituru, organy interpretacyjne konsekwentnie odmawiają przedsiębiorcom prawa do ujmowania ich w kosztach podatkowych. Uzasadniają, że garnitury, żakiety, sukienki itp. z reguły nie są wystarczająco pozbawione cech ubioru osobistego i nie ma znaczenia, czy w danym miejscu pracy jest to ubiór konieczny, a poza nim nie jest przez przedsiębiorcę wykorzystywany. 

Mając na względzie stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej jedynie garnitur z dużym, widocznym firmowym logo być może byłby akceptowalny jako firmowy koszt uzyskania przychodów, jednak najpewniej nie byłby akceptowalny przez samego właściciela 😉

Podsumowanie

Wydatki na ubrania nie są wprost wyłączone z kosztów uzyskania przychodów, jednak każdorazowo przedsiębiorca musi udowodnić, że są niezbędne dla niego lub jego pracowników, nie mają charakteru osobistego i w sposób obiektywny wpływają lub mogą wpłynąć na firmowe przychody.