Obecne czasy niosą ze sobą nieustanne zmiany i wyzwania, które wymagają od przedsiębiorców elastyczności i strategicznego podejścia – również w kierunku wyzwań okołopodatkowych. Dlatego kluczowe jest, aby przedsiębiorcy byli na bieżąco z nowymi regulacjami i orientowali się w tym obszarze, też operacyjnie.

#1 Wybór księgowej lub księgowego. Co zrobić, żeby Twój księgowy był po Twojej stronie, a nie po stronie fiskusa

Według mnie kluczem do zadowolenia ze swojego księgowego jest zrozumienie i akceptacja co mieści się w zakresie usług księgowych, a co jest poza nimi.

Czego możesz oczekiwać od księgowego usługa typu „standard”:

– prawidłowe i terminowe rozliczenia podatkowe w zakresie wybranych przez Ciebie form opodatkowania, czyli po prostu wyliczenie, ile podatków i składek masz zapłacić i kiedy,

– terminowe złożenie wszystkich deklaracji, 

– analiza i prawidłowe rozliczenie otrzymanych dokumentów – niby nic, ale uwierz mi, to analizy zabierają najwięcej czasu i wymagają najwięcej wiedzy,

– terminowa i przyjazna komunikacja – wiem, że narażam się na baty ze strony księgowych, ale klient ma prawo oczekiwać niezwłocznego przesłania mu zestawień z jego własnych ksiąg podatkowych. Jeśli chodzi o trudniejsze pytania z zakresu doradztwa podatkowego – patrz niżej.

Usługa typu de lux, ale ciągle możesz oczekiwać tego od księgowego:

1) wysyłanie newsletterów i informatorów o bieżących zmianach podatkowych, 

2) komunikowanie, że warto rozważyć pewne zmiany w Twojej działalności i wybranej formie rozliczeń, które mogłyby poprawić Twoją sytuację podatkową i składkową – przy czym nie powinno to być klasyczne doradztwo podatkowe,

3) kontaktowanie się z urzędem skarbowym i ZUS.

Usługa, której nie powinieneś oczekiwać od swojego księgowego (to nie jego praca):

1) doradzanie przy wyborze optymalnej formy opodatkowania – wiem, że nie brzmi to intuicyjnie, ale to element doradztwa podatkowego, którego tak naprawdę księgowi nie powinni w ogóle wykonywać, jeśli nie chcą narażać się na zarzut świadczenia usług doradztwa podatkowego bez odpowiednich uprawnień,

2) pisanie wniosków o interpretacje podatkowe oraz bieżące doradztwo podatkowe – patrz punkt 1, tym powinien zająć się doradca podatkowy,

3) pisanie i sprawdzanie umów, rejestracja spółek i bieżące doradztwo prawne – to praca dla prawnika,

4) doradztwo finansowe i kredytowe, wybór leasingu.

#2 Zatory płatnicze. Kiedy klient zwleka z płatnościami

Jedną z podstawowych bolączek, z jakimi mierzą się przedsiębiorcy, których znam, to opóźnienia w płatnościach. Praca jest wykonana, faktury wystawione, podatki trzeba zapłacić… a kontrahent spóźnia się z płatnościami.

Co może zrobić przedsiębiorca, żeby nie narażać się na zaległości podatkowe, kiedy jego klienci zwlekają z płatnościami?

1) Przejście na kwartalny sposób opłacania zaliczek na PIT lub CIT

Zasadą jest, że PIT i CIT płatne są do 20. dnia następnego miesiąca, jednak podmioty spełniające definicję tzw. małych podatników (w uproszczeniu – nie przekroczyli 2 mln euro obrotu) mogą wybrać kwartalny sposób rozliczenia. Dzięki temu zaliczki zapłacą do 20. dnia pierwszego miesiąca następującego po kwartale kalendarzowym. O wyborze kwartalnego rozliczenia nie trzeba zawiadamiać US w trakcie roku. Po prostu opłacasz kwartalne zaliczki i informujesz o tym w zeznaniu rocznym.

2) Przejście na kwartalny sposób opłacania VAT

W przypadku VAT zasadą jest płacenie podatku do 25. dnia następnego miesiąca. Podatnicy, którzy zarejestrowani są do VAT od przynajmniej 12 miesięcy i spełniają definicję małych podatników (nie przekroczyli 2 mln euro obrotu) mogą wybrać kwartalny sposób opłacania VAT – wystarczy, że zgłoszą to do US we właściwym terminie i podobnie, jak w przypadku PIT i CIT, mogą wydłużyć termin zapłaty VAT nawet o dwa dodatkowe miesiące.

3) Wybranie metody kasowej w VAT

Podatnicy VAT mogą wybrać również tzw. kasową metodę rozliczenia VAT, która oznacza obowiązek zapłaty VAT od wystawionych faktur, dopiero w momencie ich opłacenia przez kontrahenta. (Przy tej metodzie również Ty możesz odliczyć VAT z faktur zakupowych dopiero w momencie ich opłacenia).

4) Bieżące wykorzystywanie tzw. ulgi na złe długi w PIT lub CIT oraz VAT

Jeśli uregulowałeś już PIT lub CIT oraz VAT od wystawionych przez siebie faktur, a kontrahent zalega z zapłatą powyżej 90. dni od umówionego terminu płatności, to w wielu wypadkach możesz skorzystać z tzw. ulgi na złe długi, czyli odzyskać zapłacony VAT i pomniejszyć podstawę opodatkowania o wartość nieopłaconych faktur. Nie musisz czekać z tym do końca roku, a im szybciej działasz, tym większe prawdopodobieństwo, że nie stracisz prawa do skorzystania z tej ulgi.

5) Ulga w spłacie – wniosek o rozłożenie na raty podatku lub zaległości podatkowej

Jeśli jesteś w sytuacji, w której nie możesz jednorazowo uregulować swoich zobowiązań podatkowych, to możesz zawnioskować do urzędu skarbowego o rozłożeniu podatku lub zaległości podatkowej na raty. Każdorazowo musisz dobrze uzasadnić swój wniosek, ale jest to wyjątkowa instytucja, o której warto pamiętać, ponieważ potrafi uratować niejednego przedsiębiorcę przed utratą płynności finansowej.

#3 Zatrudniać czy nie zatrudniać. Zatrudnienie pierwszych pracowników 

Samodzielne prowadzenie działalności gospodarczej ma wiele plusów:

➕ zarządzasz tylko jedną osobą – sobą,

➕ nie martwisz się o odkładanie środków na czyjeś wynagrodzenie,

➕ zachowujesz większą elastyczność – zmiany dotyczą jedynie Ciebie.

Minusy? Chociażby:

➖ wysokie obciążenie pracą samego przedsiębiorcy,

➖ wolniejszy rozwój albo konieczność zatrzymania rozwoju firmy,

➖ poleganie jedynie na sobie – jeśli pracujesz, zarabiasz, jeśli nie pracujesz, nie zarabiasz.

Niemniej, kiedy „minusy” przeważą nad „plusami i” i zaczniesz zastanawiać się nad nawiązaniem współpracy z pracownikiem lub współpracownikiem, to pamiętaj, że masz kilka opcji:

1) Umowa o pracę (UoP)

Klasyczna forma zatrudnienia. Z perspektywy pracodawcy wiąże się z najwyższymi obciążeniami fiskalnymi (wszystkie składki ZUS i podatek należne) oraz mnogością obowiązków dokumentacyjnych:

– szkolenia BHP, badania lekarskie wstępne, okresowe, kontrolne,

– prowadzenie teczek akt osobowych i innej dokumentacji kadrowej.

UoP to z założenia kontrakt stabilny, więc zasadą jest, że nie można rozwiązać go bez istotnej, obiektywnej przyczyny. Niemniej stabilność zatrudnienia jest pożądana przez wielu kandydatów na pracowników, a określone ustawowo okresy wypowiedzenia to również wartość dla pracodawcy, który ufa, że nie straci pracownika z dnia na dzień.

2) Umowa zlecenie (UZ)

Nie jest to kontrakt z rodziny umów o pracę, ale pozwala na dość elastyczne nawiązanie współpracy z osobą, która wykona dla Ciebie różne zadania (uważaj, na takie sformułowanie treści umowy zlecenia, aby nie stała się w rzeczywistości umową o pracę).

Najczęściej wynagrodzenie ustalane jest jako stawka godzinowa lub stała miesięczna kwota.

Aktualnie umowa zlecenia jest opodatkowana i oskładkowana podobnie, jak umowa o pracę, ale z pewnymi istotnymi wyjątkami:

– UZ podpisana ze studentem, który nie ukończył 26. lat oznacza brak składek i brak podatku (uwaga na limit 85,5 tys. zł brutto!)

– UZ podpisana z osobą zatrudnioną na minimalną krajową w innym miejscu może oznaczać brak składek społecznych.

Co do zasady, jeśli nie postanowiono inaczej, umowa zlecenia rozwiązywalna jest praktycznie z dnia na dzień, ale brak stabilności to niestety miecz obosieczny.

3) Kontrakt z innym przedsiębiorcą (B2B)

Umowa z innym przedsiębiorcą to umowa o świadczenie usług podobna do zlecenia, chociaż przyjęło się nazywać ją kontraktem B2B (business-to-business). Zlecając coś innemu przedsiębiorcy nie odprowadzasz składek ani podatku od wypłacanego mu wynagrodzenia. Opłacasz jedynie wystawioną dla Ciebie fakturę. Ograniczane są Twoje obowiązki związane z prowadzeniem dokumentacji kadrowej i szkoleniami, a zasada swobody umów dopuszcza ustalenie okresu wypowiedzenia, który minimalizuje niepewność po obu stronach kontraktu. Podobnie, jak przy UZ, należy uważać na sformułowanie treści umowy w sposób przypominający UoP.

#4 „Work-life balance”. Zawieś działalność i wyjedź na wakacje

„Work-life balance” – nie znam jednej definicji tego pojęcia, wręcz od lat zastanawiam się, czym jest ten pożądany przez wszystkich balans między pracą a życiem prywatnym. Czy kiedykolwiek uda mi się go osiągnąć? A może to kombinacja Yeti i Świętego Graala? Wszyscy słyszeli, nikt nie doświadczył, ale legendy rozpalają wyobraźnię, więc wytrwali wciąż poszukują.

Jeśli jednak Twoim sposobem na zachowanie równowagi między pracą a życiem prywatnym jest minimum miesięczny urlop, to rozważ zawieszenie działalności gospodarczej – to prosta procedura zgłaszana elektronicznie przez CEIDG, która pozwala na kilka oszczędności.

1) Kto może zawiesić działalność gospodarczą?

a) jednoosobowy przedsiębiorca, który nie zatrudnia pracowników (albo zatrudnia pracowników, którzy przebywają na urlopie macierzyńskim/rodzicielskim/wychowawczym/opiekuńczym),

b) wspólnik spółki cywilnej – działalność powinni zawiesić wtedy wszyscy wspólnicy.

2) Na jaki okres można zawiesić działalność?

Działalność może być zawieszona na czas nieokreślony albo określony (minimum 30 dni). Jeśli wznowisz działalność przed upływem 30 dni, to skutek będzie taki, jakby do zawieszenia nigdy nie doszło.

3) Co zyskujesz zawieszając działalność?

a) nie masz obowiązku składania niektórych deklaracji np. JPK_V7 (rozliczenie VAT),

b) w czasie zawieszenia nie płacisz składek ZUS (składki społeczne i zdrowotne),

c) po wcześniejszym porozumieniu z biurem rachunkowym być może uda Ci się zawiesić umowę o współpracy na czas zawieszenia działalności.

4) Kiedy najlepiej zawiesić działalność?

Aby osiągnąć maksimum przy zawieszeniu działalności najlepiej zawiesić ją na okres liczony w miesiącach kalendarzowych, czyli od pierwszego do ostatniego dnia (uważaj na luty! Żaden luty nie ma 30 dni 😉). Jeśli Twoja działalność będzie funkcjonowała przez przynajmniej jeden dzień danego miesiąca kalendarzowego to niestety zapłacisz za ten miesiąc składkę zdrowotną, proporcjonalną składkę społeczną oraz będziesz musiał złożyć rozliczenie VAT.

5) Na co uważać zawieszając działalność?

a) przychody i koszty – w czasie zawieszenia działalności nie możesz prowadzić regularnej działalności – nie przejmuj się wydatkami, które pojawiają się niezależnie od Twojej woli, co do zasady będziesz mógł rozliczyć je w kosztach (np. faktura za najem biura albo leasing, które wystawiane są również w czasie zawieszenia działalności),

b) jeśli zawieszenie trwa ponad 30 dni, to po tym czasie tracisz ubezpieczenie zdrowotne (NFZ). Do swojego ubezpieczenia może zgłosić Cię małżonek albo wyjątkowo ktoś inny z rodziny, ewentualnie samodzielnie możesz zgłosić się do dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego.

#5 Przyszła emerytura 

O tym jak obniżyć ZUS, nie płacić ZUS albo skorzystać z kolejnej ulgi w ZUS powstało w polskim Internecie już tysiące wpisów, a kolejne ciągle się tworzą. Niestety każdy medal ma dwie strony, a niepłacenie składek ZUS odroczone w czasie konsekwencje.

Jeśli prawdą jest, że przyszła emerytura mojego pokolenia wyniesie 1/3 albo i 1/4 ostatniego wynagrodzenia – to biorąc pod uwagę, że podstawa dużego ZUS wynosi aktualnie 4.694,40 zł, śmiało możemy założyć, że przedsiębiorca, który nie zacznie oszczędzać samodzielnie, za 30-40 lat dostanie z ZUS emeryturę, która bez dodatkowych oszczędności nie pokryje jego bieżących wydatków.

Dlatego może spróbować odkładać na Indywidualnym Koncie Zabezpieczenia Emerytalnego, które z podatkami ma akurat mnóstwo wspólnego?

Co to jest IKZE?

Indywidualne Konta Zabezpieczenia Emerytalnego to rodzaj pewnego “opakowania”, w którym możesz umieścić swoje prywatne oszczędności na przyszłą emeryturę. IKZE oferują m.in. banki, fundusze inwestycyjne, zakłady ubezpieczeń na życie, domy maklerskie. Wystarczy zawrzeć umowę z taką instytucją i rozpocząć oszczędzanie.

Z doświadczenia powiem, że zawarcie umowy jest bardzo łatwe – tym się akurat nie przejmuj.

Co roku przysługuje Ci ustalony z góry limit wpłat na IKZE, który w 2024 r. wynosi:

➡ dla przedsiębiorcy – 14.083,20 zł,

➡ dla pozostałych osób (np. na umowie o pracę/zlecenie) – 9.388,80 zł.

W dużym uproszczeniu możesz zadecydować o odkładaniu swoich środków na oprocentowanym rachunku oszczędnościowym i po zawarciu umowy z bankiem przelewać w ciągu roku środki na ten rachunek do wysokości ustalonego limitu. Podobnie wyglądałoby to, gdybyś zdecydował się oszczędzać inwestując w papiery wartościowe.

Zgromadzone środki wraz z uzyskanym zyskiem możesz wypłacić jednorazowo lub w ratach po osiągnięciu 65. roku życia, pod warunkiem że dokonasz wpłat na IKZE co najmniej w 5 latach kalendarzowych.

W przypadku Twojej śmierci – środki zgromadzone na IKZE podlegają dziedziczeniu!

Możliwa jest też wcześniejsza wypłata, chociaż podatkowo jest to mało opłacalne.

Co podatkowo zyskujesz na IKZE?

Kwoty przekazane na IKZE pomniejszają co roku Twoją podstawę opodatkowania, więc zyskujesz na niezapłaconym w roku podatku dochodowym.

Przykład: jeśli płacisz podatek liniowy i wpłacisz w 2024 r. do IKZE 14.083,20 zł to zaoszczędzisz na tym 2.676 zł (tyle wyniesie Twój zwrot z podatku). Jeśli jesteś na umowie o pracę i wpadłeś w II próg podatkowy to odprowadzając do IKZE 9.388,80 zł w 2024 r. zaoszczędzisz 3.004 zł.

Wypłata środków z IKZE po spełnieniu warunków (wypłata po 65. roku życia + wpłaty przez 5 lat) opodatkowana jest 10% zryczałtowanym podatkiem. Dla przykładu odsetki na lokacie bankowej albo dywidenda nieopakowane w IKZE opodatkowane są 19% podatkiem dochodowym.

Jeśli zatem jesteś zwolennikiem albo zwolenniczką samodzielnego oszczędzania, to nie zapomnij zapakować swoje oszczędności w IKZE!